MESSESTAND SELBST AUFBAUEN ODER AUFBAUEN LASSEN? SO FINDEN SIE DIE RICHTIGE LÖSUNG

Ein Messestand soll Aufmerksamkeit erzeugen, die Marke sichtbar machen und Raum für gute Gespräche bieten. Doch bevor es auf die Messe geht, stellt sich vielen Unternehmen eine ganz praktische Frage: Wer kümmert sich um den Aufbau? Den Messestand selbst aufbauen oder einen professionellen Aufbauservice nutzen? Eine pauschal richtige Antwort gibt es nicht. Entscheidend ist, was zu Ihrem Messeauftritt, Ihren internen Ressourcen und Ihren Anforderungen passt. Denn während ein kleiner, modularer Messestand gut in Eigenregie aufgebaut werden kann, können bei größeren Standflächen, aufwendiger Technik oder mehreren Messeterminen ganz andere Anforderungen entstehen.

ZUERST DIE WICHTIGSTE FRAGE: WAS SOLL IHR TEAM AUF DER MESSE LEISTEN?

Der Aufbau beginnt in der Regel lange vor dem ersten Kundengespräch. Es muss Material transportiert, der Stand aufgebaut, Technik angeschlossen und die Fläche eingerichtet werden. Nach der Messe kommen der Abbau, der Rücktransport und gegebenenfalls die Einlagerung hinzu.

Für Unternehmen stellt sich deshalb nicht nur die Frage nach den Kosten, sondern auch:

• Wie viel Zeit kann mein Team für Aufbau und Abbau einplanen?

• Haben wir die notwendige Erfahrung und die personellen Kapazitäten?

   

   

• Wie komplex ist unser Messestand?

   

• Welche Technik und Ausstattung müssen installiert werden?

   

• Wie wichtig ist es, dass unser Team am Aufbautag bereits andere Aufgaben übernehmen kann?

   

• Wie häufig und an welchen Standorten stellen wir aus?

   

• Viele moderne Messesysteme sind so konzipiert, dass Unternehmen ihren Stand selbst aufbauen können. Das ist besonders bei kompakten und modularen Konzepten eine praktische Lösung.

  Der eigene Aufbau bietet vor allem Flexibilität und direkte Kontrolle. Das Team kennt den Stand und kann die einzelnen Elemente selbst positionieren. Zudem ist man unabhängig von externen Aufbauzeiten.

  Das kann sich besonders anbieten, wenn:

• der Messestand überschaubar ist und

• das System für einen einfachen Aufbau ausgelegt ist und

• ausreichend Personal zur Verfügung steht.

• das Unternehmen regelmäßig mit dem gleichen System arbeitet oder

• die Kosten für externe Dienstleistungen möglichst gering gehalten werden sollen.

  Doch „selbst aufbauen“ bedeutet nicht automatisch, dass ein Messestand günstiger wird. Neben den direkten Kosten für den Aufbau sollten auch der personelle und zeitliche Aufwand berücksichtigt werden. Arbeitszeit, mögliche Überstunden, eine frühere Anreise oder zusätzliche Hotelübernachtungen können die eingesparten Dienstleistungskosten schnell zunichte machen. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter, die den Messestand aufbauen, in dieser Zeit nicht für ihre eigentlichen Aufgaben oder für Kundengespräche zur Verfügung stehen.
  
  Gerade am ersten Messetag kann das zum entscheidenden Faktor werden. Wer bis kurz vor Messebeginn mit dem Aufbau beschäftigt ist, startet möglicherweise weniger vorbereitet und mit weniger Energie in den Messetag. Dadurch kann wertvolle Zeit für Gespräche mit potenziellen Kunden und Geschäftspartnern verloren gehen.
  
  Daher sollte nicht nur der reine Aufbau betrachtet werden.  Auch Transport, Anreise, Arbeitszeit, technisches Know-how und der Abbau gehören zum Gesamtaufwand. Entscheidend ist letztlich, welche Lösung für das jeweilige Messekonzept wirtschaftlich und organisatorisch am sinnvollsten ist. Ein einfacher, modularer Messestand eignet sich möglicherweise gut für den Eigenaufbau, während die Unterstützung durch ein professionelles Montageteam bei größeren oder komplexeren Projekten Zeit sparen und das eigene Standpersonal entlasten kann.

• Je größer und individueller ein Messeauftritt ist, desto mehr Aufgaben kommen zusammen. Neben dem eigentlichen Aufbau müssen unter Umständen auch Beleuchtung, Medientechnik, Möbel, Grafiken und andere technische Komponenten berücksichtigt werden.

  In solchen Situationen kann es sinnvoll sein, einzelne Aufgaben oder den kompletten Aufbau an einen erfahrenen Partner zu übertragen.

  Der entscheidende Vorteil liegt dabei nicht allein darin, dass jemand anderes den Messestand aufbaut. Ihr eigenes Team gewinnt Zeit und kann sich auf das konzentrieren, was auf der Messe wirklich zählt: Gespräche führen, Kunden betreuen und neue Kontakte gewinnen.
  
  

  Auch die Vorbereitungszeit sollte nicht unterschätzt werden. Wenn das Vertriebsteam währenddessen Aufbauprobleme lösen oder fehlende Komponenten organisieren muss, fehlen wichtige Kapazitäten für die eigentliche Messevorbereitung. Gespräche können nicht vorbereitet, Termine nicht in Ruhe abgestimmt und Kundendaten nicht entsprechend aufbereitet werden.
  
  Selbst nach mehreren Messetagen spielt die Entlastung eine wichtige Rolle. Das Standpersonal ist durch die langen Messetage ohnehin gefordert. Wenn zusätzlich Abbau und Verpackung unter Zeitdruck selbst übernommen werden müssen, steigt die Gefahr von Fehlern, beschädigtem Material oder verlorenen Einzelteilen. Eine professionelle Unterstützung kann hier für einen strukturierten und sorgfältigen Ablauf sorgen.

  Je nach Bedarf kann die professionelle Unterstützung den Aufbau, die technische Ausstattung, die Logistik, den Abbau oder die Einlagerung umfassen.

  Das ist besonders interessant, wenn:

• größere oder komplexere Messestände eingesetzt werden oder

• mehrere technische Komponenten integriert sind oder

• das eigene Team am Aufbautag nicht gebunden sein soll oder

• regelmäßig an unterschiedlichen Messeorten ausgestellt wird oder

• wenn möglichst viel organisatorischer Aufwand aus dem Unternehmen herausgehalten werden soll.

Letztlich geht es bei professioneller Unterstützung also um mehr als nur den Aufbau selbst. Sie schafft Freiräume, reduziert organisatorische Belastungen und ermöglicht es dem eigenen Team, sich auf die eigentlichen Ziele des Messeauftritts zu konzentrieren.

Eine gute Entscheidung hängt deshalb nicht allein vom Budget ab. Auch Zeit, Personal, Erfahrung, die Standgröße und die technischen Anforderungen spielen eine Rolle.

Der Selbstaufbau kann sinnvoll sein, wenn:

• Ihr Standkonzept kompakt und überschaubar ist,

• Ihr Team ausreichend Zeit und Personal zur Verfügung hat und

• Sie flexibel arbeiten möchten und

• Sie den Aufbau gerne selbst übernehmen.
  
  

Professionelle Unterstützung kann hingegen sinnvoll sein, wenn:

• der Messeauftritt größer oder technisch anspruchsvoller ist,

• Aufbau und Logistik Ihr Team stark beanspruchen würden oder

• mehrere Gewerke koordiniert werden müssen oder

• wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf der Messe und nicht auf der Baustelle einsetzen möchten.

Bei der Entscheidung lohnt es sich, nicht nur die Rechnung für einen externen Aufbauservice zu betrachten. Auch der eigene Aufbau ist mit Aufwand verbunden und sollte in die Gesamtrechnung einbezogen werden.

Entscheidend ist deshalb nicht allein die Frage, welche Variante auf den ersten Blick günstiger erscheint. Vielmehr sollte betrachtet werden, welche Lösung für das eigene Unternehmen insgesamt wirtschaftlicher und sinnvoller ist.

Die entscheidende Frage lautet daher: „Was kostet mich ein professioneller Aufbauservice?“
Und ebenso: „Welche Ressourcen setze ich beim Selbstaufbau ein – und welchen Mehrwert könnte ich mit dieser Zeit an anderer Stelle erzielen?“

Nur weil ein Messestand professionell wirken soll, muss er nicht automatisch professionell aufgebaut werden. Viele modulare Systeme ermöglichen einen unkomplizierten Eigenaufbau und bieten Unternehmen dadurch viel Flexibilität.
Gleichzeitig kann professionelle Unterstützung wertvoll sein, wenn der Aufbau, die Logistik und die Technik zu viel Zeit und Ressourcen binden.
Bei Nomadic Systems können Sie deshalb je nach Bedarf unterschiedliche Wege wählen: Sie erhalten professionelle Messestände, die für den Eigenaufbau geeignet sind, oder Sie nehmen unsere professionelle Unterstützung rund um Aufbau, Logistik und Abbau in Anspruch.
Entscheidend ist nicht, möglichst viele Leistungen in Anspruch zu nehmen. Entscheidend ist, die Lösung zu wählen, die Ihren Messeauftritt einfacher macht und Ihrem Team den Rücken freihält.