Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit ist bei jeder Messe das A und O. Die rechtzeitige Anlieferung sollte daher früh mit einem verlässlichen Partner abgesprochen werden. Jede Minute zu spät, gefährdet den Messeerfolg und kostet Zeit und Geld. Sie als Aussteller sollten sich vollends auf die Leadgenerierung und die Erreichung der Messeziele konzentrieren. Wann Sie eine Spedition beauftragen sollten und wie Sie Messen im Ausland erfolgreich meistern, haben wir in diesem Beitrag zusammengefasst.
1. SO KOMMT IHR MESSEAUFTRITT SICHER ANS ZIEL
Je nach Ort der Messe, Größe des Messestandes und Empfindlichkeit der Ausstellungsstücke gilt es die richtige Entscheidung zu treffen bezüglich des Transportweges. Die wichtigsten vier Möglichkeiten, wie Sie Ihr Material auf den Messestand bringen, möchten wir Ihnen hier beschreiben.
SPEDITION
Eine Spedition kann kleinere und auch große Ladungen relativ kostengünstig sowohl innerhalb Deutschlands als auch
ins Ausland transportieren. Bei diesem Transportweg gilt es allerdings einiges zu beachten:
- Speditionen nehmen in der Regel nur sicher in Kisten verpacktes Frachtgut an
- Spediteure werden üblicherweise von Messebaufirmen beauftragt und befördern meist Ladungen unterschiedlicher Aussteller. Die Abläufe sind für den einzelnen Aussteller oft etwas umständlich
- Für empfindliche Exponate, z.B. technische Geräte, sind besondere Vorsichtsmaßnahmen erforderlich. Mehrfaches Umladen und manchmal weite Fahrstrecken erhöhen die Beschädigungsgefahr.
SPEZIALFIRMA
Spezialunternehmen für Ausstellungstransporte sind Ihre erste Wahl, wenn Ihnen fachgerechter und persönlicher Service wichtig sind. Nach vorheriger Absprache können nahezu alle Arten von Sendungen transportiert werden, und zwar von Tür zu Tür – wenn es der Aussteller erlaubt, bis direkt auf den Messestand.
Weitere Vorteile: Sie haben nur einen Ansprechpartner, den Fahrer, der Ihre Lieferung ein- und auch wieder auslädt und genau weiß, worauf er zu achten hat. Für besonders empfindliche Exponate kommen spezielle Fahrzeuge mit Luftfederung zum Einsatz, die die Unversehrtheit Ihrer Materialien sicherstellen.
LUFTFRACHT
Wenn die Zeit knapp ist oder die Strecke weit, kommt der Transport per Flugzeug in Betracht. Der Zeitersparnis stehen allerdings hohe Frachtkosten gegenüber. Außerdem ist es besonders wichtig, alle Vorgaben des Frachtunternehmens einzuhalten und das Material sicher zu verpacken. Die Be- und Entladung unter Zeitdruck sowie das Umladen vom LKW ins Flugzeug und zurück stellen hohe Anforderungen an Material und Verpackung.
KURIERDIENST
Für kurzfristige Transporte von kleineren Sendungen bietet sich ein Kurierdienst an. Ein Overnight-Service hat schon so manchen Messeauftritt in letzter Minute gerettet. Die schnelle Anlieferung und der individuelle Service haben natürlich ihren Preis.
PKW
Besonders die platzsparend verpackten mobilen Messestände lassen sich bequem im eigenen PKW transportieren. Oft sind sie in kofferraumgünstigen Rollcontainern verstaut, die es Ihnen ermöglicht, den kompletten Messestand selbst auf der Messe anzuliefern und bis an den Standplatz zu bringen.
2. NUTZEN SIE DAS KNOW-HOW DER EXPERTEN
Wie schon beschrieben, kann es die Arbeit erleichtern und das Projekt absichern, wenn Sie einen Spediteur wählst, der über einen eigenen Ausstellungsdienst verfügt und erfahrene Fahrer einsetzt, die sich mit den Gepflogenheiten und Vorschriften auf Messen auskennen. Hole Sie dazu Empfehlungen ein und erkundigen Sie sich, welche Verfahren das Unternehmen vor, während und nach dem Transport verwendet.
Erkundigen Sie sich bei dem Messeveranstalter, ob es einen offiziellen Spediteur für die Messe gibt oder sogar ein eigener Logistik-Service angeboten wird. In der Regel bietet der Veranstalter diese Dienstleistung zu besonders günstigen Preisen an, um einen Anreiz für die Inanspruchnahme seiner Dienste zu bieten und auf ein eingespieltes Team zurückgreifen zu können.
3. GEHEN SIE LIEBER AUF NUMMER SICHER
Für den Versand per Spedition oder Luftfracht sollten Sie sich frühzeitig über die Transportbestimmungen informieren. Es gibt – besonders beim Transport per Flugzeug – strikte Bestimmungen hinsichtlich der Packmaße und des erlaubten Inhalts.
Wenn der Transport per Kurier erfolgen soll, kann oft in Absprache mit der Transportfirma eine günstige und deutlich flexiblere Lösung bei der Verpackung des Materials gefunden werden. Dasselbe gilt auch für Spezialunternehmen, die sich mit Messetransporten gut auskennen.
4. ACHTEN SIE AUF DAS KLEINGEDRUCKTE
TRANSPORTPAPIERE
Damit Ihr Material rechtzeitig auf der richtigen Messe ankommt, ist es ganz wichtig, sich zur rechten Zeit um die notwendigen Unterlagen zu kümmern und diese korrekt auszufüllen. Dazu gehören Unterlagen wie Proforma Rechnung, Versandanweisung, Lagerauftrag, Übersetzungen, Warenbegleitscheine und Carnets (Zollpapiere).
ZOLL
Bei Messen, die im Ausland stattfinden, gibt es eine Reihe von Formalitäten einzuhalten. Auf internationale Messen spezialisierte Spediteure, die oft Vertragspartner der Messegesellschaften sind, können die Abwicklung aller Transporte inkl. aller Formalitäten erleichtern. Sie kennen die Vorschriften und die logistischen Besonderheiten am Messeort und erledigen auch die Zollformalitäten. Auf den internationalen Messen gibt es eigene Zollabfertigungsstellen. Beim Veranstalter erhalten Sie alle Informationen zur zollrechtlichen Behandlung der Exponate sowie von Werbemitteln und Drucksachen.
5. MESSEERFOLG OHNE RISIKO
Wir empfehlen Ihnen, Ihren Messestand gegen alle Risiken zu versichern, die den Ausstellungserfolg gefährden. In diesem Zusammenhang gibt es mehrere Möglichkeiten:
- allgemeine Unternehmensversicherungen
- Speditionsversicherungen
- Sonderversicherungen mit erhöhten Deckungsbeträgen
Fragen Sie am besten Ihren Spediteur nach der Versicherung von Einzelsendungen, ob er eine Pauschalversicherung anbietet, mit der Ihr Messestand während der gesamten Messe versichert ist, und nach den Formalitäten im Schadensfall. Jeder professionelle Spediteur ist gegen Schäden durch Verlust oder Verspätungen versichert. Klären Sie alle Einzelheiten. Erkundigen Sie sich nach Schadensersatz- und Garantieleistungen bei schlechten Wetterbedingungen und Naturkatastrophen.
6. SELBER MACHEN ODER HELFEN LASSEN?
Der Logistik-Service von Nomadic unterstützt Sie nicht nur bei dem Transport zu und von der Messe. Genauso sind wir gerne als Aufbau-Team vor Ort und kümmern uns um alles andere rund um Ihren erfolgreichen Messeauftritt.
7. HOLEN SIE HILFE VOM PROFI
Sollten Sie Hilfe bei der Planung oder Umsetzung Ihres individuellen Messekonzeptes benötigen, kontaktieren Sie uns gerne und Ihr persönlicher Ansprechpartner wird sich sofort mit Ihnen in Verbindung setzen. Wir helfen Ihnen auch mit individuellen Services von unserem Fachpersonal.
