Selbst machen ist nicht immer die beste Lösung. Dank umfangreicher Services der Veranstalter und der Messebauer, muss man heutzutage nicht mehr alles selbst wuppen. Jede Messe hat ein unterschiedliches Angebot an Messeservices. Dieses reicht von Teppichbelag über die notwendigen Anschlüsse bis hin zu Hostess-Services. Wenn man ausgewählte Dienstleistungen in Anspruch nimmt, wird die nächste Messe stressfreier und das Standpersonal kann sich wie gewünscht auf die Zielerreichung konzentrieren.
1. ERST LESEN, DANN ANMELDEN
Im Aussteller-Handbuch finden Sie die wichtigsten Informationen für Aussteller:
- Geländepläne
- Hallenpläne
- Anmeldeunterlagen
- Dienstleistungsunterlagen
- Platzangebote
- Ausstellungsbedingungen
- Vorschriften
Beachten Sie unbedingt die vorgegebenen Termine und Fristen. Gerade in Deutschland sind viele Messen schnell ausgebucht. Rechtzeitige Anmeldung 6 bis 18 Monate vor der Veranstaltung ist daher ratsam. Zur Anmeldung wird eine Angabe zur Standfläche benötigt, daher sollte das grobe Standkonzept bereits feststehen.
2. AUSWAHL DER SERVICES – DIE QUAL DER WAHL
Überlegen Sie, welche Versorgungsleistungen Sie für die Produkte oder Dienstleistungen, die Sie präsentieren möchten, benötigen. Bedenken Sie, dass Dienstleistungen, die erst kurz vor der Messe gebucht werden, deutlich höhere Kosten verursachen können. Gerade für Erstaussteller ist der Veranstalter der wichtigste Ansprechpartner bei der Wahl der Services. Er unterstützt Sie außerdem bei der Planung und der Organisation der verschiedenen Dienstleistungen.
Die Messebetreiber stellen diverse Services zur Verfügung, die oft auch online gebucht werden können. Die Auswahl hängt einerseits von den Vorgaben des Ausstellers ab und andererseits von den Anforderungen Ihres Messekonzeptes. Einige typische Dienstleistungen:
- Standreinigung und -bewachung
- Installation (Strom, Wasser, Druckluft)
- Telekommunikationsanschluss
- Aushilfskräfte-Vermittlung
- Fotoservice
3. KEINE MESSE OHNE PLAN
Um nicht später unangenehme und teure Überraschungen zu erleben, ist es wichtig, dass Sie sich mit dem Hallen- oder Flächenplan vertraut machen. Betrachten Sie Ihre Standposition und überlegen Sie, welches die voraussichtlichen Laufrichtungen sind und wo am meisten Publikumsverkehr entstehen wird. Anhand der Markierungen kann man wichtige Hinweise erhalten, ob Rücksicht auf Säulen, feste Wände, Deckenhöhen oder Sicherheitseinrichtungen genommen werden muss. Gerne sind wir auch hier schon frühzeitig behilflich und beraten Sie hinsichtlich der Standwahl.
4. STELLEN SIE DIE VERSORGUNG SICHER
Die Versorgung auf dem Messestand ist eine der wichtigsten Punkte, um am Ende nicht im Dunkeln zu stehen. Strom, Wasser und Internet gehören dabei zu den Klassikern.
Stromversorgung:
Die Elektroabteilung des Veranstalters sagt Ihnen, wie viel Strom Sie brauchen und wo die Versorgungsanschlüsse liegen. Das kann auf dem Boden sein, hinter oder über dem Stand. Vermeiden Sie eine Beeinträchtigung Ihrer Präsentation durch unschöne Kabel oder Leitungen. Bestellen Sie lieber einige Versorgungsleistungen mehr, als Sie brauchen, um für spätere Planungsänderungen flexibel zu bleiben.
Wasseranschluss:
Falls eine Bewirtung der Besucher vorgesehen ist, kann es sinnvoll sein, eine Standfläche zu mieten, die einen Wasseranschluss besitzt. Dies muss rechtzeitig geklärt werden, da ansonsten hohe Zusatzkosten entstehen können.
Multimedia:
Ohne Internetanschluss ist man heute verloren. Achten Sie auch auf die richtigen Kabel und Verbindungen für Präsentationstechnik, Lautsprecher, Beleuchtung, PCs und Kopierer. Schon während des Aufbaus muss eine sichere und schnelle Verbindung vorhanden sein, um alle Installationen testen zu können.
5. KÜMMEREN SIE SICH UM DIE TRANSPORTE VOR ORT
Die Logistik innerhalb des Messegeländes muss rechtzeitig geplant werden. Informieren Sie sich beim Veranstalter über zusätzliche Kosten (Rollgeld), die entstehen, wenn das Messe-Material an den Standplatz gebracht wird. Zur Dienstleistung gehört in der Regel auch die Lagerung der leeren Kartons, die am Ende der Messe wieder an den Stand geliefert werden, und der Transport der eingepackten Materialien zur Laderampe. Es ist oft kostengünstiger, diesen Service frühzeitig zu buchen.
6. TEPPICH IST NICHT GLEICH TEPPICH
Auf dem Messestand wird in der Regel Teppichboden verlegt. Der Aufwand ist gering, Material und Farbgebung können gut auf die Messegrafiken abgestimmt werden. Bitte beachten Sie, dass alle Stromleitungen und Kabel vor dem Auslegen des Teppichs verlegt werden. Bestellen Sie lieber ein paar Quadratmeter mehr, um Material zur Abdeckung des Bodenstreifens zwischen Display und Lauffläche zu haben oder zum Verkleiden der Sichtkanten von Stufen oder Sockeln.
7. DER LEIDIGE PAPIERKRAM
Zollabfertigung:
Bei Messen im Ausland müssen die Zollbestimmungen unbedingt beachtet werden. Alle Informationen zur zollrechtlichen Behandlung des Ausstellungsgutes, der Werkzeuge und Geräte zum Aufbau der Stände, von Nahrungsmitteln oder Werbemitteln und Drucksachen erhalten Sie beim Veranstalter.
Kalkulieren Sie ausreichend Zeit für die Zollabfertigung ein – es kommt häufig vor, dass die Lieferung eingehend untersucht wird – und stellen Sie sicher, dass alle benötigten Papiere vorliegen.
Arbeitsrecht:
Jedes Land hat unterschiedliche Arbeitsgesetze. Die örtlichen Vorschriften finden Sie im Aussteller-Handbuch. Der Messeveranstalter kann alle Fragen dazu beantworten. Um sicher zu gehen, dass alle Vorschriften eingehalten werden, ist es sinnvoll, den Aufbau deines Standes durch das Messebau-Unternehmen beaufsichtigen zu lassen.
Unterlagen:
Natürlich müssen Sie alle für die Durchführung der Messe notwendigen Unterlagen auf der Messe dabei haben. Dazu
gehören in erster Linie:
- Gelände- und Hallenpläne
- Anmeldeunterlagen
- Dienstleistungsverträge
- Ausstellungsbedingungen
- Vorschriften
8. HOLEN SIE SICH HILFE VOM EXPERTEN
Gerade als Erstaussteller, bei der Planung einer Messe im Ausland oder bei einem neuen Veranstalter ist es ratsam, sich kompetente Unterstützung zu holen.
Die Mitarbeiter des Messeveranstalters helfen Ihnen gern bei der Beantwortung von Fragen oder der Lösung von Problemen. Speditionen und Logistikunternehmen können einen Teil der Formalitäten übernehmen und entlasten Sie bei Transport und Lagerung der Messematerialien.
Unsere Messeservices helfen Ihnen beim Kostensparen. Professionelle Unterstützung bei Aufbau, Logistik und allen anderen Leistungen rund um die Messe entlasten Sie entscheidend und sorgen für stressfreie Messevorbereitungen. Wir können dabei mit Erfahrung, Know-how und guten Kontakten zu den Veranstaltern punkten.
9. HOLEN SIE HILFE VOM PROFI
Sollten Sie Hilfe bei der Planung oder Umsetzung Ihres individuellen Messekonzeptes benötigen, kontaktieren Sie uns gerne und Ihr persönlicher Ansprechpartner wird sich sofort mit Ihnen in Verbindung setzen.
