Eine erfolgreiche Messe lebt von einer umfangreichen und durchdachten Messeplanung. Dies fängt mit der Auswahl der richtigen Messe an, beinhaltet sowohl Budget- als auch Zeitmanagement und geht bis zur Nachbereitung der gewonnen Leads. Eine Messe ist für viele vor allem eines: stressig. Die Kürze der Veranstaltungen in Verbindung mit der Menge an Kontakten kann ganz schön anstrengend sein und fordert Konzentration. Durch eine gründliche Planung holen Sie das meiste aus Ihrer Messe heraus.
1. DEFINIEREN SIE ZIELE, DIE SIE MIT EINEM MESSEBESUCH ERREICHEN WOLLEN
Zuallererst sollten Sie schriftlich definieren, was Sie mit einem Messebesuch bezwecken wollen. Genau wie jede andere Marketingkampagne ist es auch hier wichtig, die Ziele sowie die Zielgruppe vor Augen zu haben. Es gibt verschiedene Gründe auf Messen zu gehen. Prüfen Sie, welche der folgenden Fragen auf Sie zutreffen:
- Ich möchte, dass unser in den bestehenden Märkten vorhandenes Angebot weiter ausgebaut oder qualifiziert wird.
- Ich plane, neue oder verbesserte Produkte oder Dienstleistungen in bestehenden Märkten einzuführen.
- Ich plane, unser bestehendes Angebot in neuen Märkten einzuführen.
- Ich plane, neue oder verbesserte Produkte oder Dienstleistungen in neuen Märkten einzuführen.
Nachdem Sie klar definiert haben, welche Aufgabe Ihr Messeauftritt innerhalb Ihrer Marketingaktivitäten haben soll, müssen als nächstes Ziele definiert werden, die Sie erreichen möchten. Diese können sowohl quantitativ als auch qualitativ sein.
- Steigerung des Umsatzes
- Erhöhung des Bekanntheitsgrades
- Zuwachs der Newsletter Abonnenten
- Einführung eines neuen Produktes
- Finden neuer Mitarbeiter
Messen können viel bewirken, aber es ist wichtig, dass Sie Ihre Vorstellungen klar definieren, um im Nachgang eine Erfolgskontrolle durchführen und ggf. Optimierungen für weitere Messeaktivitäten durchführen zu können. Seien Sie dabei realistisch – nur so profitieren Sie langfristig.
Legen Sie Ihre Zielvorgaben schriftlich fest und informieren Sie die verantwortlichen Mitarbeiter. Es ist essenziell, dass diese Vorgaben konkrete Informationen beinhalten, die Ihrem Team als Orientierung dienen und bei der Auswertung verlässliche Werte für Ihre Erfolgsmessung liefern.
Legen Sie die Zielgruppe fest: Anhand Ihrer Marketingpläne wissen Sie, wer Ihre Kernzielgruppe ist und wer zusätzlich angesprochen werden soll. Überlegen Sie, wen Sie davon auf einer Messe ansprechen können und richten Sie Ihr Messekonzept danach aus.
Definieren Sie korrekte Zielgruppenansprachen: „Den“ Messebesucher gibt es nicht. Trotzdem ist es wichtig, Ihre Werbebotschaft so zu formulieren, dass Sie bei möglichst vielen Besuchern auf offene Ohren treffen.
BEACHTEN SIE DABEI:
Die wenigsten Besucher planen konkret Investitionen. Geben Sie Marketing und Kommunikation entsprechenden Raum!
Am Interessantesten sind für den Großteil der Messebesucher aktuelle Trends und Innovationen. Der Austausch über etablierte Produkte oder die reine Informationsbeschaffung haben einen geringeren Stellenwert.
3. WÄHLEN SIE DIE RICHTIGE MESSE AUS
Wenn Sie Klarheit über die grundlegenden Fragen einer Messebeteiligung erlangt haben, können Sie mit spezifischeren Überlegungen fortfahren. Auch hier stellen Sie sich am besten erst einmal einige Fragen:
- Welche Veranstaltung spricht meine Zielgruppe an?
- Passt diese Veranstaltung zu meiner Marketingstrategie?
- Findet die Veranstaltung zum optimalen Zeitpunkt statt?
- Sind meine Produkte bzw. Dienstleistungen zum Veranstaltungstermin präsentationsfähig und marktreif?
Als nächstes ist es wichtig zu wissen, auf welchen Messen Ihre Zielgruppe zu finden ist. Dafür eignet sich oft ein Blick auf vergangene Veranstaltungen des selben Formates. Wenn es die Zeit zulässt und es eine ähnliche Messe, beispielsweise in einer anderen Stadt gibt, macht es auch Sinn, die Messe einmal als Besucher zu erleben und bewusst die Mitmenschen zu beobachten. Dadurch bekommt man ein Gefühl für die Zielgruppe und kann besser einschätzen, ob diese auch für Ihre Messeziele passt.
Nachdem Sie sich für eine Messen entschieden haben, können Sie sich als Aussteller anmelden und einen Standplatz buchen. Meistens erhalten Sie zu diesem Zeitpunkt einen Kontakt des Veranstalters und können mit der Standkonzept-Planung fortfahren.
4.IDEE, STANDAUSLEGUNG UND DESIGN – SO BEGEISTERN SIE IHRE ZIELGRUPPE.
Ihre Marketingaktivitäten brauchen einen „roten Faden“, der sich durch alle Werbemittel zieht. Er ist die konzeptionelle und kreative Klammer, die unterschiedlichste Maßnahmen, Zielgruppen und Produkte zusammenhält. Er sorgt für Wiedererkennung und festigt das Image Ihrer Marke.
Machen Sie sich außerdem Gedanken über Ihre Umsetzung. Wie möchten Sie auftreten? Welche Wirkung möchten Sie erzielen? Die Festlegung von Gestaltungsrichtlinien ist zusammen mit der Auswahl des Messestandes ein zentraler Faktor für den Erfolg Ihres Messeauftritts.
In unserem White Paper Gestaltung Ihres Messestandes erfahren Sie wichtige Grundlagen für Ihr erfolgreiches Messestand-Design.
5.ORGANISATORISCHES – EINE GUTE IDEE ALLEIN IST NICHT ALLES
Fangen Sie rechtzeitig mit der Organisation an …
- Erstellen Sie einen Zeitplan.
Je näher die Veranstaltung rückt, desto schneller scheint die Zeit zu verfliegen. Damit nicht zum Schluss die Qualität der Hektik geopfert wird, sollten Sie einen verbindlichen Zeitplan mit ausreichend Puffer erstellen. - Kalkulieren Sie Ihr Budget.
Hier gilt das gleiche wie beim Zeitplan – kurz vor der Messe tauchen oft unvorhergesehene Kosten auf, die entweder Abstriche bei der Effizienz oder ärgerliche Mehrarbeit bedeuten. Planen Sie so exakt wie möglich und rechnen Sie einen ausreichenden Puffer ein. - Wählen Sie das richtige Personal aus.
Der Erfolg Ihres Messeauftritts steht und fällt mit dem Personal. Die Mitarbeiter, die Sie einsetzen, sind die Botschafter Ihres Unternehmens und Ihrer Marke und müssen in der Lage sein, mit Know-how, Überzeugung und einem angenehmen Auftreten die Besucher auf dem Stand zu betreuen. Wählen Sie das Standpersonal sorgfältig aus und sparen Sie nicht an der Schulung Ihrer Repräsentanten. - Rechtzeitig die Logistik planen.
Wenn Sie die Transport- und Lagerlogistik rechtzeitig vor Messebeginn geklärt haben, sparen Sie jede Menge Geld und Stress. Der Spediteur Ihres Vertrauens ist mit Messetransporten vertraut und bietet Ihnen den Service, den Sie selber nicht leisten können. Je früher Sie alles in Auftrag geben, desto größer ist der Verhandlungsspielraum mit dem Dienstleister.
TIPP:
Umfangreiche Messeserviceshelfen Ihnen beim Kostensparen. Professionelle Unterstützung bei Aufbau, Logistik und allen anderen Leistungen rund um die Messe entlasten Sie entscheidend und sorgen für stressfreie Messevorbereitungen.
6. LEAD MANAGEMENT – MACHEN SIE IHRE BESUCHER ZU KUNDEN
Laden Sie Interessenten und bestehende Kunden auf Ihren Messestand ein. Achten Sie auf ausreichend Vorlaufzeit und planen auch ein Nachfassmailing ein. Lassen Sie den Empfänger wissen, was ihn auf der Messe erwartet und warum er unbedingt Ihren Stand besuchen soll. Bieten Sie Anreize!
TIPP:
Motivieren Sie die Adressaten, Ihre Werbepost an den Stand mitzubringen, zum Beispiel mit einem Gewinnspiel oder Giveaways. So einfach ist der persönliche Kontakt hergestellt.
7. LERNEN SIE VON SICH SELBST
Um einen nachhaltigen Wissensvorsprung zu erzielen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Vorhaben und Pläne aufzeichnen und dokumentieren. So können Sie bei der nächsten Messe die vorherige Checkliste nutzen, um alle To Do's im Blick zu haben. Eine Nachkalkulation hilft Ihnen bei der Budgetplanung für die nächste Veranstaltung. Alle unvorhergesehenen Kosten können nachträglich verfolgt werden und helfen Ihnen, das Budget bei Bedarf nach oben oder unten anzupassen.
TIPP:
Beziehen Sie das Standpersonal in die Nachbearbeitung unbedingt mit ein. Die Kollegen vor Ort wissen, welche Themen und Fragen am intensivsten besprochen wurden und können Auskunft über Interessenten und Wettbewerber geben. Ein einfaches Feedbackformular schafft Abhilfe und macht die Auswertung der unterschiedlichen Wahrnehmungen am Ende einfacher.
FAZIT
Eine Messebeteiligung bedeutet oftmals hohe Kosten und viel Zeitaufwand. Damit sich all das rentiert und Sie einen positiven Return-on-Invest erzielen, ist eine frühzeitige und intensive Messeplanung unabdingbar. Sobald die Grundlage geschaffen ist, funktioniert vieles von ganz alleine und Sie profitieren nachhaltig von Ihren eigenen Erfahrungen.
Ein ausführliches Whitepaper mit hilfreichen Tipps für eine erfolgreiche Messeplanung können Sie außerdem hier herunterladen.
