Sie sind ein Zukunftsszenario, aber schon heute Teil der Messeplanung für die Zeit nach den Corona-Beschränkungen: hybride Messen. Die Symbiose aus realer und virtueller Messe vereint das Beste aus beiden Welten: die persönliche Kommunikation vor Ort und das digitale Erlebnis mit all seinen Möglichkeiten. Die Ergänzung des realen Messestandes um einen virtuellen als digitaler Zwilling bietet Besuchern wie Usern gleichermaßen die Möglichkeit, Ihre Produkte zu erleben. Und das auch über die eigentliche Messedauer hinaus – denn Sie selbst bestimmen, wie lange Ihr virtueller Messestand im Netz steht. Nomadic Systems liefert Tipps für Ihre hybride Messe.
1. FRÜHZEITIG PLANEN
Die Vorbereitung einer hybriden Messe ist nicht zu unterschätzen. Sie erfordert eine frühzeitige Planung. Schließlich gilt es zwei Messeauftritte zu konzipieren und miteinander zu verknüpfen. Und die kürzere Vorbereitungszeit für das virtuelle Format reduziert nicht die für das reale. Gerade die technische Planung und Umsetzung sowie die Betreuung und Interaktion am virtuellen Messestand sind für viele Unternehmen Neuland, werfen somit Fragen auf und erfordern entsprechende Antworten. Dafür bedarf es ausreichend Zeit und einer engen Abstimmung aller Beteiligten.
2. ZUSATZKOSTEN EINKALKULIEREN
Eine virtuelle Messe allein ist kostengünstiger als eine reale. Als Teil einer hybriden Messe allerdings reduziert sie nicht etwa die hohen finanziellen Aufwendungen für die „echte“ Messebeteiligung, sondern stellt eine zusätzliche Investition dar. Dessen muss man sich als ausstellendes Unternehmen bewusst sein. So wird für den virtuellen Part eines hybriden Messeformats in vielen Fällen die Anschaffung technischer Tools, wie spezieller Software-Lösungen oder Streaming-fähiger Kameraformate vonnöten sein. Gegebenenfalls fallen auch noch Kosten für entsprechende Schulungen der anwendenden Mitarbeiter an.
3. EINLADEN
Eine Einladung zu einer hybriden Messe bietet dem Adressaten zwei Optionen: die reale und die virtuelle Variante zu besuchen. Beide sollten gleichberechtigt abgebildet werden – nicht, dass die virtuelle Messe in der Vorlage der Vorjahreseinladung nur als Fußnote oder „P.S.“ auftaucht und untergeht. Nein, Ihr Unternehmen geht heute neue Wege und bietet beide offensiv an. Sie bieten Besuchern Entscheidungsfreiheit und Flexibilität. Interessenten, die nicht zur realen Messe kommen können, haben die Chance, Produkte beim virtuellen Pendant zu erleben. Und auch für diejenigen, die vor Ort sind, ist die virtuelle Messe im Nachgang der realen Produktschau durchaus interessant. Weil die Zeit am Stand vielleicht nicht ganz gereicht hat, oder noch Fragen offengeblieben sind. Dann schaut man nach Messeende eben nochmal via Bildschirm am Stand vorbei. Laden Sie also auch an Ihrem echten auf ihren Messestand im World Wide Web ein!
4. EINEN STAND FÜR ZWEI BÜHNEN PLANEN
Vermeiden Sie doppelte Kosten bei der Messestandplanung! Den Aufbau und die räumliche Gestaltung Ihres realen Messestands plant Ihr Messebauunternehmen mittels einer CAD-Lösung. Diese ist eigentlich nicht für eine 1:1-Übertragung in Online-Formate vorgesehen, allerdings gibt es mittlerweile Software-Lösungen, die genau dies ermöglichen. Prüfen Sie diese Variante mit Ihrem Messeausstatter. So müssen Sie keinen zweiten Dienstleister für die Planung des virtuellen Messestands beauftragen und sparen sich doppelte, überflüssige Kosten.
5. LIVE-VORTRÄGE STREAMEN
Sind bei Ihrem realen Messeauftritt Präsentationen, Vorträge oder Podiumsdiskussionen geplant, sollten Sie diese Ihren virtuellen Besuchern keineswegs vorenthalten. Live-Streamings stellen gerade für sie einen echten Nutzwert dar und sind daher ein wichtiger Anreiz für eine virtuelle Messeteilahme. Oft werden Vorträge auf einer Messe ohnehin per Kamera aufgezeichnet – dann lassen sich die vorliegenden Videodaten direkt für einen Live-Stream nutzen. Diesen sollte man frühzeitig im Planungsprozess mit dem Medientechnik-Dienstleister besprechen und planen. Der sagt Ihnen auch, welche Komponenten – etwa eine zuverlässige Streaming-Plattform und ein wenig Hardware – Sie für eine qualitativ gute Übertragung benötigen und welche Kosten dafür einzukalkulieren sind.
6. LEADS GENERIEREN
Hybride Messen bieten nahezu unendliche Möglichkeiten der Lead-Generierung. So können Sie beispielsweise bestimmte Bereiche Ihres virtuellen Messestands nur für diejenigen Besucher zugänglich machen, die ihre Kontaktdaten angeben. Weitere Wege zu neuen Kundenkontakten sind etwa Gewinnspiel-Teilnahmen, Musterbestellungen sowie Prospekt- oder Kataloganforderungen. Und nutzen Sie Feedback- und Interaktions-Tools!
7. INHALTE HINTERLEGEN
Informationen, die Besucher an Ihrem realen Messestand erhalten, sollten auch Inhalte Ihres digitalen Pendants sein. So stellen Sie sicher, dass beide Besuchergruppen – seien sie nun vor Ort gewesen, oder später online am Stand – auf Ihren Content zugreifen können. Das können zum Beispiel technische Daten oder digitale Broschüren zu einer Produktneuheit sein. Alles Relevante sollte im Nachgang digital abrufbar sein.
8. RICHTIG BEWERTEN
Bei der Evaluierung von hybriden Messen zählt nur das Gesamtergebnis. Zwar empfiehlt es sich durchaus, den realen und den virtuellen Messeauftritt singulär auszuwerten – was bei ersterem schwieriger und bei letzterem leichter fällt. Dadurch lassen sich dann Optimierungen für die Zukunft ableiten. Man sollte aber nicht den Fehler machen, aus einer der beiden Einzel-Evaluierungen ein Gesamtbild entstehen zu lassen. Das könnte nämlich verzerrt sein und zu falschen Schlüssen führen.
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