Chat GPT ist in aller Munde. Der Chatbot des US-amerikanischen KI-Spezialisten Open AI spuckt in Sekundenschnelle Antworten auf User-Fragen aus – bis hin zu ausführlichen druckfähigen Texten. Die Ergebnisse sind verblüffend. So hat der „stern“ sogar eine Kolumne von der Künstlichen Intelligenz verfassen lassen und ins Magazin gehoben – und quasi in Randbemerkungen des Redakteurs den gelungenen Textaufbau und die starken Inhalte gepriesen. Das Potenzial der Tech-Innovation Chat GPT lässt sich auch für die Messeplanung nutzen. Ebenso wie bereits erprobte Online-Tools, beispielsweise Trello. Welche Vorzüge die Nutzung dieser Werkzeuge hat, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.
CHAT GPT INTERN WIE EXTERN NUTZEN
Der Chatbot Chat GPT ist vielseitig einsetzbar und kann bereits in der Frühphase der Messeorganisation zu einem wertvollen Unterstützer werden. Er liefert zum Beispiel Hilfestellung bei grundsätzlichen Fragen wie:
- Welche Schritte sind bei der Messeplanung wichtig?
- Was ist bei der Gestaltung eines Messestands zu beachten?
- Wie lassen sich Produkte am besten präsentieren?
Die Künstliche Intelligenz kann derartige Fragen detailliert beantworten und Unternehmen somit nützliche Informationen dazu liefern, wie sich die Messeplanung organisieren und optimieren lässt.
Das beinhaltet zum Beispiel auch Abstimmungsprozesse. So kann Chat GPT etwa Vorschläge für Kommunikations-Tools und Koordinationswerkzeuge zur Zusammenarbeit mit anderen internen Abteilungen und externen Dienstleistern unterbreiten. Vorlagen für Ablaufpläne, Checklisten oder Organigramme können ebenfalls erfragt werden.
Ein weiteres Einsatzfeld für den Chatbot ist die externe Kommunikation. So ist die KI in der Lage, druckreife (aber nicht zwingend druckfertige!) Texte für Werbe- und Produktbroschüren, Pressemitteilungen, Messeeinladungen oder Social-Media-Posts zu verfassen. Dazu lassen sich unter anderem auch nützliche Schlagworte für SEO oder die branchenspezifische Zielgruppenansprache abfragen. Ein paar menschliche Augen sollten die Texte natürlich noch gegenlesen und auf das eigene Unternehmen, Marke oder Produkt zuschneiden. Die Vorarbeit der Künstlichen Intelligenz spart Zeit, nimmt dem Nutzer die Arbeit aber nicht gänzlich ab.
Auch für die nicht minder wichtigen Kommunikationsmaßnahmen im Nachgang der Messe kann KI ihren Beitrag leisten. Fragen Sie Chat GPT doch einfach „Was ist bei der Messenachbereitung zu beachten?“. Der Chatbot wird Ihnen sicherlich bewährte Praktiken nennen; Follow-Up-Aktionen wie Dankesschreiben an Standbesucher etwa, Lead-Nachverfolgung, oder Alternativterminangebote für nicht erschienene Messebesucher.
TRELLO – DIGITALES WHITEBOARD FÜR PROJEKTGRUPPEN
Ein bereits etabliertes, allerdings nicht auf KI-basierendes, sondern durch Menschenhand gespeistes Online-Tool, das sich zur Messeplanung eignet, ist Trello – eine Art digitales Whiteboard für Arbeitsgruppen. Dabei werden in so genannten Boards Aufgaben in Listen erstellt und verwaltet. Diese Aufgaben können von den einzelnen Mitgliedern bearbeitet und beispielsweise mit Check- und To-Do-Listen, Fristen und Dateianhängen versehen werden. So sieht jeder (berechtigte) Projektbeteiligte jederzeit den aktuellen Projektstatus, die anstehenden Aufgaben für sich und das Team sowie die nächsten nachfolgenden Schritte. Ähnlich wie es bei einer Reihe anderer Projekt-Management-Tools der Fall ist. Neben vorinstallierten Projektphasen wie „Noch zu erledigen“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“ kann auch ein unternehmensspezifischer Workflow formuliert werden.
Trello ist gratis und außerdem „Browser-basiert und sehr benutzerfreundlich“, sagt Nomadic-Geschäftsführerin Alexa Heidenreich. „Mit diesem Tool lassen sich zu jeder Messe Karten erstellen und Checklisten, Personen sowie Deadlines dazu packen. Das schafft Transparenz im Team“, so ihre Erfahrung aus der Praxis.
KOSTENLOSE CHECKLISTE VON NOMADIC
Nomadic selbst unterstützt Messeplaner von Unternehmen und Organisationen mit einer ebenfalls kostenlosen, chronologischen Checkliste für die Messeplanung. Diese finden Sie hier.