1. PLANUNG UND VORBEREITUNG (6–12 MONATE VOR DER MESSE)
- Messeziele definieren (z. B. Neukundengewinnung, Produktpräsentation, Branding)
- Budget kalkulieren (Standmiete, Logistik, Personal, Werbemittel, Reisekosten)
- Messestandplatz buchen (frühzeitig reservieren, Lage beachten)
- Standgröße und Design festlegen (Messebauer beauftragen, eigenes Team organisieren)
- Marketingstrategie entwickeln (Online-/Offline-Kommunikation, Social Media, PR)
- Unterkunft und Transport für das Team organisieren
2. MESSESTAND UND LOGISTIK (3–6 MONATE VORHER)
- Standgestaltung mit Messebauer finalisieren (Layout, Farben, Branding)
- Technik und Ausstattung bestellen (Displays, Beleuchtung, Präsentationstechnik)
- Werbemittel vorbereiten (Broschüren, Flyer, Banner, Giveaways)
- Transportlogistik planen (Anlieferung von Material, Aufbauzeit einplanen)
- Notfallplan erstellen (Ersatzmaterial, technische Lösungen)
3. PERSONAL UND SCHULUNG (2–3 MONATE VORHER)
- Team zusammenstellen (Vertrieb, Marketing, Techniker, Hostessen)
- Schulung organisieren (Produkte, Kundenansprache, Verkaufsstrategie)
- Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
- Dresscode und Standverhalten festlegen
4. MARKETING UND BESUCHERANSPRACHE (1–2 MONATE VORHER)
- Einladungen an Kunden und Partner verschicken
- Social Media und PR-Kampagnen starten
- Lead-Management-System vorbereiten (CRM, Apps zur Kontaktdatenerfassung)
- Terminvereinbarungen mit wichtigen Kunden im Voraus treffen
5. AUFBAU UND DURCHFÜHRUNG (MESSEBEGINN)
- Stand rechtzeitig aufbauen und testen (Technik, Licht, Materialien)
- Checkliste vor Ort durchgehen (Materialien vollständig? Personal gebrieft?)
- Besucher aktiv ansprechen & Leads erfassen
- Regelmäßige Team-Meetings zur Abstimmung durchführen
6. NACHBEREITUNG UND ERFOLGSKONTROLLE (NACH DER MESSE)
- Leads nachfassen (E-Mails, Telefonate, Angebote verschicken)
- Messeziele auswerten (Besucherzahlen, generierte Kontakte, Verkaufserfolge)
- Team-Feedback einholen und Optimierungen für zukünftige Messen notieren
- Budgetkontrolle und Endabrechnung durchführen
FAZIT
Für einen erfolgreichen Messeauftritt ist mehr als nur eine ansprechende Präsentation erforderlich – eine durchdachte Strategie, die alle relevanten Faktoren berücksichtigt, ist unabdingbar. Eine sorgfältige Planung, eine reibungslose Umsetzung und eine strukturierte Nachbereitung sind von entscheidender Bedeutung, um das volle Potenzial einer Messe auszuschöpfen.
Eine systematische Vorgehensweise ermöglicht es, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und zu meistern. Die vorliegende Checkliste kann als nützliches Instrument betrachtet werden, um alle wesentlichen Schritte im Blick zu behalten und einen effizienten, professionellen Messeauftritt zu gewährleisten. Eine gründliche Vorbereitung ermöglicht es, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: den erfolgreichen Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern.
Aufgrund gesammelter Erfahrungen haben wir bereits in unserem Blogbeitrag "Tools zur Messeplanung" eine Checkliste im Excel-Format und als interaktives PDF erstellt. Diese enthält alle Punkte, die es zu beachten gilt, wenn Sie mit einem Messedienstleister wie uns zusammenarbeiten. So können Fehler ausgeschlossen werden und Sie können in hektischen Situationen den Überblick bewahren.
