Die Basis einer jeden Messeplanung bildet die Budgetkalkulation. Also die Frage: Wie lassen sich Unternehmen, Marke und Produkte so kosteneffizient wie möglich präsentieren? Um diese seriös beantworten zu können, bedarf es einer frühzeitigen Planung und detaillierten Kostenaufstellung. Nomadic Systems gibt Tipps für die Messebudgetierung und zeigt mögliche Planungsfehler auf.
FEHLER VERMEIDEN
Den größten nennt Nomadic-Geschäftsführerin Alexa Heidenreich gleich vorneweg: „Bloß nicht ins Blaue planen! Denn dann verliert man die Übersicht und kann sich schnell verschätzen.“ Seriös planen und budgetieren lässt sich nun mal nur mit klarem Konzept und konkreten Kosten. So ist man später vor bösen Überraschungen gefeit. In puncto Messekonzept gilt es die Ziele und Zielgruppe(-n) des Messeauftritts zu definieren und zu überlegen, wie diese erreicht werden können. Braucht es dafür einen Stand mit Strahlkraft und technischen Finessen oder erzielt im Messetrubel eine auf das Wesentliche reduzierte Präsentation am Ende mehr Aufmerksamkeit? Wird eine Ausstellungsfläche im XL-Format benötigt oder sind ein paar Quadratmeter schon ausreichend? Investiert man in einen Messestand in Maßanfertigung oder begnügt man sich mit einem modularen, wieder verwendbaren Messesystem?
„Bei der Budgetierung sollten Aussteller auf jeden Fall einen Puffer einplanen – vor allem, wenn mit viel Vorlauf geplant wird“, rät Alexa Heidenreich. Denn die Erfahrung zeige, dass Kosten von Dienstleistern gerade heutzutage steigen können. In diesem Zusammenhang empfiehlt sie auch, Ausstellungsflächen und Messepakete beim Messeveranstalter zu Frühbucherkonditionen zu buchen. So lässt sich in manchen Fällen sogar ein zweistelliger Prozentsatz sparen. Wer spät bucht, zahlt mehr – das gilt ebenso für Hotelübernachtungen, Flug- und Zugtickets. Kosten senken lassen sich etwa bei externem Standpersonal, beim Marketing-Material sowie bei Transport und Logistik – hier lohnen Preisvergleiche durchaus. Die Kosten für temporäre technische und Wasseranschlüsse sowie die Bewirtung diktiert ausschließlich der Messeveranstalter. Hier offenbaren sich beim Blick ins Kleingedruckte oft Kostenfallen. Um alle Komponenten und Kosten der Messebudgetplanung im Blick zu behalten, ist es sinnvoll, diese in den Händen eines eigenen Projektleiters zu bündeln.
EXPLORATIVES BUDGET EINKALKULIEREN
Neben dem eigentlichen Budget empfiehlt Nomadic-Chefin Heidenreich auch ein exploratives Budget festzulegen: „Das kommt zum Beispiel dann zum Tragen, wenn neue Kanäle oder Formate, wie virtuelle oder hybride Messen , oder teurere Technikkomponenten für den Messestand, etwa LED-Videowalls gewählt werden.“ Generell günstiger sind modulare, mehrfach verwendbare Messesysteme, die bei dem entsprechenden Dienstleister wie Nomadic Systems bedarfsorientiert gestaltet und gelagert werden. Diese bieten zudem einen hohen Wiedererkennungswert und erfüllen den Anspruch an nachhaltige Messeauftritte . Und schonen so nicht nur das Messebudget, sondern auch die Umwelt.
Ein ausführliches Whitepaper mit hilfreichen Tipps für eine erfolgreiche Messeplanung können Sie außerdem hier herunterladen.