Wer an einer Messe teilnehmen möchte, sollte sich frühzeitig mit der genauen Planung befassen. Es ist jedoch nicht notwendig alle erforderlichen Schritte in einem Rutsch zu planen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Meilensteine immer im Blick behalten und so nichts aus den Augen verlieren. Die Timeline gibt einen groben Überblick über die zeitliche Komponente der Messeplanung. Sie können die Checkliste downloaden und erleichtern sich so die Organisation kommender Veranstaltungen.
9-12 MONATE VOR DER MESSE
Der erste Schritt für die Messeplanung beginnt etwa 1 Jahr vor der eigentlichen Messe. Ganz zu Beginn der Planungsphase steht die Festlegung des Budgets. Ein genaues Budget hilft Ihnen die Kosten im Blick zu behalten.
Definieren Sie klare Ziele für sich und Ihr Unternehmen. Was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag MESSEZIELE FORMULIEREN - UND ERREICHEN. Außerdem sollte die Zielgruppe festgelegt werden, die Sie auf der Messe erreichen wollen. Wenn Sie sich darüber bereits im Klaren sind, können Sie sich auf den nächsten Schritt konzentrieren - die Auswahl der entsprechenden Messe. Beschaffen Sie sich ausreichend Informationen über mögliche Messen. Dabei können Sie auch recherchieren, welche Messen Ihre Wettbewerber besuchen.
Prüfen Sie außerdem, ob im gewählten Zeitraum genügend Kapazitäten Ihres Vertriebsteams zur Verfügung stehen.
Erstellen Sie Ihren Projektplan und halten Sie sämtliche Planungsaktivitäten in einem Dokument fest: Ablauf, Kosten und Ressourcen sowie anstehende Termine.
Als nächstes sollte das Kommunikationskonzept definiert werden. Sie sollten sich genau überlegen, wie Sie sich auf einer Messe präsentieren, um das gewünschte Image zu vermitteln. Legen Sie fest, welche Exponate Sie zeigen wollen und bestimmen anhand dessen den Platzbedarf. Nun sollten Sie sich unter Berücksichtigung der Standgröße und der gewünschten Standaussage für die Messe anmelden und darauf achten, eine ideale Standplatzierung zu erhalten. Achten Sie auf den richtigen Themenbereich der Messe, behalten Sie Mitbewerber im Blick und beziehen Sie Catering, Sanitäranlagen und Hauptwege in Ihre Überlegungen mit ein.
Außerdem greifen Sie auf Ihre Messeziele zurück und legen fest, wie Sie diese erreichen können und welche Instrumente Sie dafür benötigen. Notieren Sie sich , wie Sie Ihren Erfolg messen und was Sie bei eventuellen Abweichungen tun werden.
Parallel dazu werden sechs Monate vor der Messe die Vorgaben des Messeveranstalters geprüft. Diese Vorgaben können Sie in die Planung Ihres Messestandes miteinbeziehen, die Sie jetzt angehen sollten.
Kontaktieren Sie Ihren Messebauer und geben ihm ein ausführliches Briefing. Sie sollten alle bisher geplanten Aktivitäten und Infos weitergeben, sodass Sie auf einem Wissensstand sind.
Das beinhaltet im Idealfall:
- Definierte Messeziele
- Gebuchte Standgröße (Hallenplan, wenn vorhanden)
- Besonderheiten der Messe
- Menge und Größe der Exponate
- Angabe des Budgets
- Angabe der Messeausstattung
TIPP:
Umfangreiche Messeservices helfen Ihnen beim Kostensparen. Professionelle Unterstützung bei Aufbau, Logistik und allen anderen Leistungen rund um die Messe entlasten Sie entscheidend und sorgen für stressfreie Messevorbereitungen.
3-6 MONATE VOR DER MESSE
Sobald der Standbau steht, sollten Sie auch die Gestaltung des Messestandes in Angriff nehmen. Beauftragen Sie eine Agentur oder nutzen Sie interne Kapazitäten für ein aufmerksamkeitsstarkes Design. Die Vorgaben für das Layout erhalten Sie von Ihrem Messebauer. Als Unterstützung dient Ihnen unser Beitrag DO'S UND DON'TS BEI DER GESTALTUNG IHRES MESSEDESIGNS.
Nur noch wenige Monate bis zur Messe. Planen Sie jetzt Ihr Messeteam und buchen eventuell anstehende Reisen und Hotels.
Bestellen Sie Ihre benötigten Werbematerialien für die Messe und eventuelle Produktmuster.
Mit der Planung Ihres Messestandes sollten Sie abschließen und den Stand nun freigeben. Reichen Sie auch die Standbaugenehmigung ein. Nutzen Sie auch die Services des beauftragten Messedienstleisters. Oft werden diese Aufgaben durch einen Projektleiter des Messebauers abgenommen.
2 MONATE VOR DER MESSE
Ihre Messe beginnt in zwei Monaten. Sie sollten nun entsprechende Werbemaßnahmen vor Ort buchen. Oftmals gibt es ein Ausstellerheft. in der Sie eine Anzeige schalten können. Oder der Eingang der Messe wird mit den Logos der Aussteller beklebt. Nutzen Sie das entsprechende Angebot des Veranstalters, um möglichst auf sich aufmerksam zu machen.
Haben Sie für Ihren Messestand an den gewünschten Bodenbelag gedacht? Wir bieten Ihnen eine große Auswahl und sorgen für eine gemütliche Atmosphäre.
Um auf der Messe ausreichend versorgt zu sein, müssen Sie die entsprechenden Versorgungsleistungen beim Veranstalter buchen. Darunter fallen Wasser, Internet, Strom, Reinigung und Abhängungspunkte.
Damit Ihre Grafiken rechtzeitig vor Ort sind, ist jetzt der richtige Zeitpunkt die Grafikdaten für den Druck zu übermitteln. Ebenso braucht es genügend Vorlaufzeit für die Beauftragung der Logistik und Einlagerung. Sie sollten jetzt entsprechende Services buchen.
4-6 WOCHEN VOR DER MESSE
Vier Wochen vor Messebeginn ist es ratsam die Pressemitteilungen zu versenden und Einladungen an Kunden und Lieferanten zu übermitteln. Für besonders wichtige Kunden ist es ratsam, den Vertrieb damit zu beauftragen, die Kunden auch telefonisch auf den Termin hinzuweisen. Bei den vielen Mails geht das sonst auch mal unter. Bieten Sie Ihren Kunden feste und persönliche Termine auf der Messe an und erwähnen schon die Vorteile eines Messebesuchs. Dies kann eine Neuvorstellung eines Produktes sein, ein persönliches Gespräch mit dem zuständigen Vertriebler oder auch Aktionen am Stand, die für Abwechslung sorgen.
TIPP:
Motivieren Sie die Adressaten, Ihre Werbepost an den Stand mitzubringen, zum Beispiel mit einem Gewinnspiel oder Giveaways. So einfach ist der persönliche Kontakt hergestellt.
1-2 WOCHEN VOR DER MESSE
Etwa 1 bis 2 Wochen vor der Messe sollten Sie die Aufgaben vor Ihrem Messebesuch noch einmal überprüfen. Gehen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen haben und kontrollieren Sie Ihre Messebestellungen. Heben Sie Ihre Bestellungen und zugehörigen Auftragsbestätigungen gesammelt auf.Gehen Sie zu diesem Zeitpunkt auch die versendeten Kundeneinladungen durch, reagieren Sie auf entsprechende Rückmeldungen und planen Sie vereinbarte Kundentermine. Sie sollten benötigte Unterlagen bereits jetzt zusammenstellen und Produktkataloge, Flyer oder ähnliches parat legen
VOR ORT
In diesem Schritt befinden Sie sich bereits auf der Messe. Überwachen Sie vor Ort die Logistik und nehmen Sie den aufgebauten Messestand am Ende ab. Vor dem Messestart sollten Sie sich mit Ihrem Messeteam zusammensetzen und genau erklären, worauf es ankommt und Fragen der Kollegen beantworten. Ein Briefing des Standpersonals ist besonders wichtig. Wie haben sich die Mitarbeiter auf dem Messestand zu verhalten und was ist wichtig, um die vorgegebenen Ziele zu erreichen. Auch hier ist Transparenz wichtig, um alle abzuholen.
NACH DER MESSE
Die Messe ist vorbei und Sie haben allerlei Eindrücke und Erfahrungen gemacht. Um nachhaltig davon zu profitieren, lohnt es sich, ein De-Briefing zu machen. Machen Sie einen Termin mit allen Beteiligten und holen Sie sich Feedback zu den geführten Gesprächen.
Schicken Sie eine "Dankes"-Mail an alle Interessente, die Sie auf der Messe getroffen haben und den Kontakt akquiriert haben. Hier können Sie auch nochmal die wichtigsten Kernaussagen zusammenfassen, um nicht in Vergessenheit zu geraten. Prüfen Sie die Erfüllung Ihrer gesetzten Messeziele und machen eine Nachkalkulation der Kosten. Dokumentieren Sie auch die Verbesserungsvorschläge für zukünftige Messen.
Ein ausführliches Whitepaper mit hilfreichen Tipps für eine erfolgreiche Messeplanung können Sie außerdem hier herunterladen.
TIPP:
Nutzen Sie unsere Checkliste. Darauf können Sie erledigte Aufgaben markieren und wichtige Anmerkungen machen.
Idealerweise legen Sie die Liste für alle Kollegen, die im Planungsprozess involviert sind ab, sodass jeder immer auf dem aktuellsten Stand ist.
