Zu Anfang umfasst eine ausreichende Messeplanung die Auswahl der richtigen Messe. Welche Messe geeignet ist und welche nicht, ist eine schwierige Entscheidung und hängt stark von den gesetzten Messezielen und der jeweiligen Zielgruppe ab. Genauso relevant sind natürlich der richtige Zeitpunkt und der richtige Ort. Eine intensive Recherche und frühzeitige Vorbereitung ist daher unerlässlich. Wie man dabei am besten vorgeht, können Sie in unserem Whitepaper nachlesen.
1. DIE FRAGE ALLER FRAGEN: WAS MÖCHTEN SIE ERREICHEN?
Bevor die Entscheidung für eine Messe gefällt wird, muss zuerst einmal die Unternehmenssituation analysiert und aus dem Ergebnis die Kommunikations-, Preis- bzw. Konditions-, Distributions- und Produktziele abgeleitet werden. Je nach Gewichtung dieser Faktoren ergeben sich die eigentlichen Beteiligungsziele an einer Messe. Wichtig ist auch zu hinterfragen, in wie weit eine Messebeteiligung andere Marketingkanäle ergänzen oder ersetzen kann.
Der Vorteil einer Messe liegt dabei ganz eindeutig in der Kombination mehrerer Unternehmensziele in einer Maßnahme.
2. FINDEN SIE IHRE ZIELGRUPPE
Die folgenden Fragen sollten Sie klar beantworten können, bevor Sie mit Ihrer Planung ins Detail gehen:
- Wer ist meine Zielgruppe?
- Ist diese Zielgruppe auf Messen anzutreffen?
- Auf welchen Messen treffe ich meine Zielgruppe an?
- Bin ich auf einer oder mehreren dieser Messen bereits vertreten?
Je klarer Sie definieren können, wo Sie die Menschen ansprechen können, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, desto effizienter wird Ihr Messeauftritt sein.
3. ERFOLG IST PLANBAR – ANALYSIEREN SIE IHR POTENZIAL!
Wenn Sie Klarheit über die grundlegenden Fragen einer Messebeteiligung erlangt haben, können Sie mit spezifischeren Überlegungen fortfahren. Auch hier stellen Sie sich am besten erst einmal einige Fragen:
- Welche Veranstaltung spricht meine Zielgruppe an?
- Passt diese Veranstaltung zu meiner Marketingstrategie?
- Findet die Veranstaltung zum optimalen Zeitpunkt statt?
- Sind meine Produkte bzw. Dienstleistungen zum Veranstaltungstermin präsentationsfähig und marktreif?
Einige dieser Fragen können nur durch intensive Recherche in den Fachpublikationen sowie direkt vor Ort auf den in Frage kommenden Messen beantwortet werden.
4. SICHERN SIE SICH EINEN INFORMATIONSVORSPRUNG
Machen Sie sich über alle Veranstaltungen, die für Sie interessant sein könnten, ein möglichst komplettes Bild. Fordern Sie Statistiken, demographische Daten und Ausstellerlisten beim Veranstalter an.
Überprüfen Sie die vom Veranstalter zur Verfügung gestellten Informationen mit alternativen Quellen. Werten Sie die Ausstellerlisten früherer Veranstaltungen aus. Idealerweise sprechen Sie mit Ausstellern und Besuchern vergleichbarer oder früherer Veranstaltungen.
5. MACH SIE SICH SELBST EIN BILD
Besuchen Sie die Veranstaltungen persönlich, auf denen Sie ausstellen möchten. Nur so bekommen Sie einen ungefilterten Eindruck, der Ihnen hilft, Ihre Aussichten richtig einzuschätzen. Informieren Sie sich auch über Rahmenprogramme, Werbemaßnahmen und Informationsveranstaltungen für das Publikum. Schauen Sie sich in Ruhe die Messe an und prüfen Sie, wo am meisten los ist. Welche Stände sind gut besucht und ist hier eventuell ein Muster zu erkennen? Welche Attraktionen bieten die anderen Aussteller und wie kommen diese bei den Messebesuchern an.
6. WANN IST DER RICHTIGE ZEITPUNKT?
Die Antwort auf diese Frage klingt erst einmal logisch: Die beste Zeit für eine Messe ist die, zu der Ihre Kunden ihre
Kaufentscheidungen treffen. Das herauszufinden ist nicht immer leicht, außerdem spielen noch eine Reihe weiterer Faktoren eine Rolle, vor allem, wenn der Fokus der Unternehmensziele nicht beim eigentlichen Verkauf liegt.
Achten Sie außerdem auf Konkurrenzveranstaltungen: Gibt es zur gleichen Zeit andere Veranstaltungen, die sich auf Ihre Besucherzahlen auswirken könnten?
7. AUSWAHL DES ORTES
40-60% der Besucher einer Messe kommen aus einem Radius von 300 km rund um den Veranstaltungsort. Prüfen Sie unbedingt, ob dieses Einzugsgebiet Ihrer Absatzregion entspricht und wie groß die Wahrscheinlichkeit ist, dass Ihre Zielgruppe auf der Messe anzutreffen ist. Und nicht zuletzt sollten Sie das Thema Logistik nicht aus den Augen verlieren. Der Transport und die Betreuung vor Ort sind ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor bei Messen, die nicht „gleich um die Ecke“ stattfinden. Bei regelmäßigen Ausstellungen spielt auch das Thema Einlagerung eine Rolle.
8. SCHNAPPEN SIE SICH DIE POLE POSITION
Wählen Sie den Standplatz auf der Messe mit Bedacht aus. Viele Faktoren beeinflussen den Erfolg der Präsentation und nicht zuletzt kommt es auf die Vorlieben der Messebesucher an. Je nach Standort auf der Messe unterscheiden sich Laufrichtung, Menge und Qualität der Interessenten. Machen Sie sich mit dem Hallenplan vertraut: Überlegen Sie, wie Ihr Standort in Relation zu den Hauptattraktionen, den Branchenführern, den Konkurrenten, den Toiletten, den Restaurants, den Ein- und Ausgängen, den Rolltreppen, den Aufzügen, den Fenstern oder den Seminarräumen gelegen ist. Vermeiden Sie blockierende Säulen, niedrige Decken, Sackgassen, Ladebuchten und Frachttüren, dunkle oder schlecht beleuchtete Flächen, Deckenwasserrohre, Standflächen für Nachzügler und andere „blinde Flecken“ auf dem Hallenplan.
Mehr dazu finden Sie auch in unserem Whitepaper zum Thema Messestand-Auswahl.
9. WIE SIE AUF IHRER MESSE ZUSÄTZLICH WERBEN KÖNNEN
Viele Messen bieten ihren Ausstellern eine Reihe von Möglichkeiten an, ihre Dienstleistungen und Produkte einem ausgewählten Publikum vorzustellen oder stellen zusätzlich zum Messestand weitere Werbemöglichkeiten zur Verfügung. Diese können eine effiziente Zusatzleistung darstellen, die man im Vorfeld der Messe unbedingt auf ihre Eignung prüfen sollte. Stellen Sie diese Fragen:
- Welche weiteren Werbeformen bietet der Veranstalter an?
- Macht es für Sie Sinn, als offizieller Sponsor aufzutreten?
- Gibt es ein Rahmenprogramm, das sich für die Präsentation Ihrer Produkte oder Dienstleistungen eignet?
DIE MESSE IM KOMMUNIKATIONSMIX…
Die Instrumente der klassischen Kommunikation eines Unternehmens lassen sich zum Teil auch im Rahmen von Messeauftritten effizient einbringen. Prüfen Sie deshalb, ob eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen Ihre Messeaktivitäten ergänzen können:
1. Klassische Werbung: Broschüren, Flyer, Plakatierung im Umfeld der Messe
2. Verkaufsförderung/Direktmarketing: Gewinnspiele, CRM-Maßnahmen
3. Öffentlichkeitsarbeit: Public Relations, Pressearbeit, Social Media
4. Below The Line: Sponsoring, Promotion, Give-Aways, Incentives
5. Neue Medien: Landing Pages, Newsletter, SEM, Social-Media-Kampagnen
10. HOLEN SIE HILFE VOM PROFI
Sollten Sie Hilfe bei der Messeplanung oder Umsetzung Ihres individuellen Messekonzeptes benötigen, kontaktieren Sie uns gerne und Ihr persönlicher Ansprechpartner wird sich sofort mit Ihnen in Verbindung setzen.
