Etwa 300 Messen in Deutschland werden für 2021 Corona-bedingt verschoben oder abgesagt. Das zeigt eine aktuelle Übersicht des Ausstellungs- und Messe-Ausschusses der Deutschen Wirtschaft (AUMA). Wie gilt es als ausstellendes Unternehmen auf eine geplatzte Messebeteiligung zu reagieren? Woran ist zu denken, was sollten Sie unbedingt beachten? 5 Tipps von Nomadic Systems, um das Risiko zu minimieren und weitere Informationen was Sie bei Messen in Corona-Zeiten berücksichtigen sollten.
1. CHECKEN SIE STORNOBEDINGUNGEN
Informieren Sie beteiligte Gewerke über die offizielle Messeabsage und stornieren Sie bereits beauftragte Dienstleistungen. Klären Sie die Stornogebühren und verschaffen Sie sich einen Kostenüberblick.
Wird eine Messe aufgrund von höherer Gewalt abgesagt oder behördlich verboten – im Fall von Covid-19 durch die lokalen Gesundheitsämter –, sind Aussteller nicht verpflichtet, ihre Dienstleister vollumfänglich zu bezahlen. Allerdings können Teilkosten für bereits erbrachte Leistungen anfallen. Beiderseitige Kulanz sowie Verständnis für die jeweilige wirtschaftliche Situation ist in dieser Krise gefragt – und insbesondere dann eine gute Basis für eine weitere Zusammenarbeit, wenn für die abgesagte Messe bereits ein neuer Termin fest- und damit ein Folgeauftrag in Aussicht steht.
2. INFORMIEREN SIE IHRE KUNDEN
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden über den Ausfall oder die Verschiebung der Messe und auch etwaiger Stand-Events, für die vielleicht schon Einladungen verschickt wurden.
Wollten Sie auf der Messe ein neues Produkt oder möglicherweise ein Rebranding präsentieren? Dann integrieren Sie die Neuheiten oder deren Ankündigung doch in Ihre Messeabsage! Machen Sie die schlechte zu einer guten Nachricht und die Absage zu einer Ansage! Teasern Sie Ihre Neuheit(-en) in einem Mailing oder über Social-Media-Kanäle an und teilen Sie Ihren Kunden mit, wie oder wo sie mehr über Ihre Produktinnovation erfahren können. Vielleicht sogar beim neuen, konkreten Messetermin.
3. LAGERN SIE IHR MESSE-EQUIPMENT BEIM PROFI EIN
Lassen Sie Ihre Messeausstattung professionell einlagern – das spart Ihrem Unternehmen Platz, Zeit, Kosten und Ressourcen, schont das Material und auch die Umwelt. Nomadic Systems bietet diesen Service an den Firmenstandorten Frankfurt am Main und Hamburg an – übrigens auch für Messestände, die nicht aus unserem Hause stammen!
4. PRÜFEN SIE DEN NEUEN TERMIN
Gibt es (schon) eine Neuansetzung der abgesagten Messe? Dann prüfen Sie, ob der Alternativtermin ein guter Zeitpunkt für Ihr Unternehmen ist, sprich, ob er in Ihre Produktentwicklung, Ihre Werbe- und Kommunikationsplanung passt. Vielleicht wäre eine Hausmesse zu einem für Sie besseren Termin eine Alternative.
So oder so müssen Antworten auf neue Fragestellungen gefunden werden: Ergeben sich durch den neuen Messetermin auch veränderte Kommunikationsziele? Sind zu diesem Zeitpunkt andere Produkteinführungen aktuell? Gegebenenfalls müssen Messestandbausteine mit neuen Botschaften, Bildern und Designs versehen werden. Dann nutzen Sie die zusätzliche Zeit, um Ihre Ideen und Vorstellungen von unseren Inhouse-Designern in wirkungsvolle Visualisierungen umsetzen zu lassen.
5. PLANEN SIE LUFTIGER
Zum neuen Messetermin kann sich für Sie als Aussteller ein neuer Standplatz ergeben, etwa durch einen Hallenwechsel oder dadurch, dass andere Unternehmen nicht mehr teilnehmen. Dadurch könnte für Ihr Unternehmen auch eine geänderte oder größere Standfläche entstehen. Wenn Sie diese Gelegenheit nutzen wollen, sprechen Sie mit Ihrem Messebauer über eine Anpassung oder Erweiterung Ihres Messestandes.
Ein Zugewinn an Platz sollte zu Corona-Zeiten nicht automatisch zu mehr Exponaten führen. Gewähren Sie doch stattdessen Ihren Standbesuchern mehr Freiraum für Social Distancing, etwa durch großzügigere, luftiger gestaltete Gesprächsbereiche. Das signalisiert Sorgsamkeit Ihrem Kunden gegenüber und erhöht unter Umständen seine Verweildauer am Messestand.
Die aktuelle Übersicht des AUMA (Verband der deutschen Messewirtschaft) über Messeverschiebungen und -absagen finden Sie hier. (https://www.auma.de/de/ausstellen/messen-finden/coronavirus-terminaenderungen-von-messen)