Normalerweise sei eine Hausmesse kein Ersatz für Beteiligungen an klassischen Messen, ordnet der Fachverband AUMA in seiner „Messebibliothek“ ganz richtig ein. In Corona-Zeiten aber, in der Industrieschauen im großen Stil wohl frühestens im Herbst wieder werden stattfinden können, sind sie die einzig durchführbare und wohl auch vertretbare Messeform, da sie in kleinem Rahmen stattfinden und somit die Teilnehmerzahl sehr begrenzt ist. Nomadic gibt Tipps für die Planung Ihrer eigenen Hausmesse.
1. GEZIELT EINLADEN
Eine Hausmesse ist, wie eingangs erwähnt, keine Massenveranstaltung. Konzentrieren Sie sich also bei der Einladung auf Stamm- und potenzielle Neukunden sowie auf Ihre wichtigsten Zulieferer, auf Key Accounts und High Potentials. Wecken Sie deren Interesse, betonen Sie den Mehrwert einer Messeteilnahme und erläutern Sie in der Einladung Ihr Konzept für eine sichere Hausmesse.
Für Adressaten, die in Corona-Zeiten nicht an einer solchen Veranstaltung teilnehmen möchten oder dies von ihrem Arbeitgeber nicht genehmigt bekommen, könnten Sie als Alternative einen virtuellen Showroom einrichten.
Da Ihre Adressaten derzeit wohl überwiegend im Homeoffice arbeiten, versenden Sie Ihre Einladung an bestehende Kontakte per E-Mail, unbekannte Interessenten können Sie über Ihre Social-Media-Kanäle auf Ihre Hausmesse aufmerksam machen.
2. KONTAKTLOS REGISTRIEREN
Die Teilnehmerregistrierung fällt in Corona-Zeiten deutlich umfangreicher aus. Name und Firma genügen da nicht. Als Veranstalter sind Sie aktuell verpflichtet eine Anwesenheitsdokumentation mit Informationen zur Kontaktnachverfolgung zu erstellen. Diese muss bei Auftreten von Infektionsfällen an die zuständigen Behörden übergeben werden. Da sie persönliche Daten und die Privatadressen der Messeteilnehmer enthält, ist im Vorfeld deren Einwilligung zur Datenspeicherung gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuholen.
Fragen Sie die Teilnehmerdaten also im Vorfeld ab und setzen Sie auf Softwarelösungen für die Akkreditierung, auf Einlasstickets mit QR-Code, Scanner und elektronische Feedbackbögen. So vereinfachen und entzerren Sie die Einlasssituation und vermeiden Warteschlangen. Erwägen Sie auch eine kontaktlose Temperaturmessung.
3. FESTE TERMINE VEREINBAREN
Auch wenn eine Hausmesse ein lockereres, fast familiäres Flair haben soll, sollten Sie mit ausgewählten Kunden und Geschäftspartnern ruhig feste Termine vereinbaren. Auf einer großen Produktschau würden Sie dies ja auch tun. Schließlich gilt es auch bei einer Hausmesse konkret zu sein und definierte Ziele und Ergebnisse zu erreichen. Das gelingt besser bei einem verabredeten Gesprächstermin als en passant.
4. RÄUME MIT MESSESYSTEMEN AUSSTATTEN
Um im Betrieb eine Messeatmosphäre zu schaffen, können Sie Ihre Räumlichkeiten mit verschiedenen Messesystemen ausstatten. Überprüfen Sie frühzeitig Ihren aktuellen Bestand, und bestellen Sie gegebenenfalls ergänzendes oder neues Equipment bei Ihrem Messeausstatter. Dazu gehören neben klassischen Komponenten aktuell auch Plexiglaswände zum Hygiene- und Gesundheitsschutz, etwa für die Anmelderegistrierung, Infostände oder Catering-Stationen. Stellen Sie außerdem genügend Desinfektionsmittel am Eingang zur Verfügung.
5. ZWISCHEN NEU- UND BESTANDSKUNDEN TRENNEN
Ihre Bestands- und Stammkunden kennen Sie und Ihre Produkte bereits gut, Neukunden hingegen noch nicht. Daher empfiehlt es sich, für beide Kundengruppen unterschiedliche Konzepte zu entwickeln. So wäre für neue Kunden bestimmt eine kurze Betriebsführung interessant, um einen ersten Eindruck vom Unternehmen zu bekommen. Ihren Top-Partnern gewähren Sie stattdessen vielleicht eher einen ersten Blick auf eine etwaige Modernisierung oder Ihr neuestes Produkt. Beachten Sie auch bei möglichen Workshops den unterschiedlichen Kenntnisstand von Neu- und Bestandskunden.
6. KLEINES CATERING
Freiraum zu gewähren sollte in diesen Zeiten auch die Maßgabe beim Gastronomieangebot auf Ihrer Veranstaltung sein: Beschränken Sie sich auf ein kleines Catering, richten Sie mehrere Stationen für Speisen und Getränke ein, um das Angebot zu entzerren. Ergänzend dazu sorgt ein Flying Buffet für Abstand untereinander und eine lockere Atmosphäre. Als Funfood eignet sich außerdem eine Popcornmaschine oder eine Waffelmaschine, um Ihre Besucher zu begeistern und länger auf der Messe zu halten.
7. RAUM FÜR NETWORKING SCHAFFEN
Selbstverständlich hat eine Hausmesse ein festes Programm – vielleicht mit einer Eröffnungsrede, einer Betriebsführung, einem Workshop, einer Podiumsrunde oder Produktschau. Schließlich will man so viel wie möglich von seinem Unternehmen zeigen. Doch das Programm sollte nicht überfrachtet sein mit Pflichtveranstaltungen. Lassen Sie Ihren Gästen auch hier genügend Freiraum für Networking und Gespräche, zum Beispiel im Rahmen eines Get Together.
8. MEHRWERTE BIETEN
Welche Mehrwerte bietet Ihrem Kunden die Teilnahme an Ihrer Hausmesse? Er sollte Ihre Produkte live erleben können, sie sehen, anfassen können. Eventuell haben Sie ein neues oder zumindest noch sehr junges Produkt, das Kunden auf Ihrer Hausmesse zum ersten Mal sehen können. Eine interaktive Produktdarstellung ist intensiver und nachhaltiger.
9. GIVE AWAYS UND KATALOGE ÜBERREICHEN
Geben Sie Ihren Gästen zum Abschied noch etwas in die Hand: eine kleine Goodie Bag als Dankeschön und Erinnerung. Über ein schönes Give Away freut sich wohl jeder Gast, und informatives (aktuelles!) Infomaterial dürfte auch nicht schaden: eine Unternehmensbroschüre mit Kontakten der unterschiedlichen Ansprechpartner etwa oder der neueste Katalog.
Mit der Auswahl des richtigen Werbeartikels können Sie buchstäblich nachhaltig Eindruck hinterlassen: So können Sie mit einem ökologisch und sozial verantwortungsvoll hergestellten Give Away wichtige und zukunftsweisende Unternehmenswerte vermitteln und Ihren Kunden ein gutes Gefühl mit auf den Weg geben – Ihren Weg. Kurzlebige Einwegplastik-Kugelschreiber haben ausgedient – heute verschenkt man besser „blühende“ Bleistifte. Oder Trinkbecher aus Bambus, Klimaschutz-Quartettspiele oder Mousepads aus recycelten Reifen. Seien Sie kreativ!
10. „DANKE“-MAIL VERSENDEN
Danken Sie Ihrem Gast im Nachgang der Veranstaltung per E-Mail für seinen Besuch und für das persönliche Gespräch, an das Sie bei dieser Gelegenheit anknüpfen können. Ist vielleicht ein Punkt offengeblieben, benötigt der Teilnehmer noch weitere Informationen oder gar ein konkretes Angebot? Idealerweise enden Sie mit einem Call-to-Action, vielleicht dem Angebot, sich für eine der nächsten Produktschauen oder Workshops vormerken zu lassen.