Ein Messeauftritt kann noch so gut geplant, ein Messestand noch so akribisch konzipiert sein – wenn das Standpersonal nicht sorgfältig ausgewählt, geschult und motiviert wird, sind all´ die Investitionen in die Hardware vergeudet. Um dies zu verhindern, gilt es ein paar goldene Regeln zu befolgen. Nomadic Systems gibt Empfehlungen für den erfolgreichen Einsatz von Messestandpersonal und die richtige Auswahl in Ihrem Unternehmen. Lesen Sie die wichtigsten Do's and Dont's für Ihre nächste Messe und teilen Sie diese gleich im nächsten Briefing mit Ihrem Messeteam.
Grundsätzlich gilt: Je motivierter und qualifizierter das Standpersonal ist, umso größer sind die Chancen für gute Gesprächsresultate und neue Geschäftskontakte, wie der Verband der deutschen Messewirtschaft AUMA erklärt. Demnach richtet sich die Auswahl geeigneter Mitarbeiter für den Messeeinsatz sowohl nach deren fachlichen Qualifikation als auch nach persönlichen Eigenschaften, den vielzitierten Soft Skills.
Freundlichkeit, Kontaktfreudigkeit, gute Umgangsformen und sicheres Auftreten sind also ebenso wichtig wie Kommunikationsstärke und fundierte Kenntnisse über das Angebot am Messestand. Und natürlich Motivation! Nur wer Lust hat, sein Unternehmen und dessen Leistungen zu repräsentieren, kann auch Messebesucher überzeugen.
Bei der Zusammenstellung des Messeteams sollte auf ausgewogene Kompetenzen geachtet werden. Ideal ist eine Konstellation, die etwa zu gleichen Teilen kaufmännische und fachliche Mitarbeiter vorsieht. So sollten alle aufkommenden Kundenfragen direkt vor Ort beantwortet werden können.
Für allgemeine Standtätigkeiten kann Aushilfspersonal gebucht werden, etwa für das Nachlegen von Prospektmaterial, die Bewirtung oder Dolmetschen.
Die Schulung des – eigenen wie extern beauftragten – Standpersonals ist unabdingbar und trägt maßgeblich zum Erfolg oder Misserfolg eines Messeauftritts bei. Der ist kein Tagesgeschäft, sondern eher selten. Deshalb müssen Mitarbeiter darauf vorbereitet werden. Manche sind womöglich zum ersten Mal auf einer Messe im Einsatz und kennen folglich ihre Aufgaben gar nicht so genau.
So oder so muss zum Beispiel jedes Mitglied des Messeteams im Vorfeld wissen, welche Messeziele definiert wurden: Geht es um Neukundengewinnung, die Steigerung des Bekanntheitsgrades oder um die Präsentation neuer Produkte? Welche Leistungen werden vorgestellt und wie sehen die Konditionen aus? Gibt es eventuell spezielle Messekonditionen? Welche Besuchergruppe soll angesprochen werden? Welche wichtigen Kunden und Interessenten werden erwartet? Wie sind Gespräche zu dokumentieren, und sollen die entsprechenden Protokolle möglicherweise direkt zur Nachbereitung an die Zentrale weitergeleitet werden? All diese Fragen dürfen nicht erst auf der Messe gestellt werden, sondern müssen bereits im Vorfeld beantwortet sein.
Zum Briefing des Standpersonals gehört auch eine klare Ansage zum Messe-Outfit. Seriosität vermittelt der klassische Business-Look: Herren im Anzug, Damen im Kostüm oder Hosenanzug. Als verbindendes Element können farblich einheitliche Accessoires – etwa Einsteck- und Halstücher in den Unternehmensfarben – verwendet werden, durch die der Besucher die einzelnen Mitarbeiter als Standpersonal identifizieren kann. Maximal einheitlich ist Corporate Fashion – diese vermittelt zudem Zusammenhalt und Teamgeist. Und das sowohl gegenüber den eigenen Mitarbeitern als auch den Messestandbesuchern.
Dieses Bild kennt wohl jeder Messebesucher: Man kommt an einen Stand, der das Interesse weckt, der gesenkte Kopf und abwesende Blick des Standmitarbeiters verrät aber, dass er in sein Handy vertieft ist und den Messemodus vorübergehend abgeschaltet hat. Das wirkt desinteressiert, unmotiviert und wenig einladend. Die Folge: Das Interesse an Stand und Firma verpuffen und man geht weiter. Der Aussteller hat den Interessenten und potenziellen Kunden verloren.
Ein folgenschwerer Fauxpas des Standpersonals. Das sollte seinen Kommunikationsdrang daher auf die Messebesucher konzentrieren – private Nachrichten auf dem Smartphone zu checken ist ein Tabu. Das kann man in der Pause tun.
Körpersprache kann verbale Kommunikation einleiten – oder abblocken. Mitarbeiter am Messestand müssen Gesprächsbereitschaft signalisieren. Das gelingt zum Beispiel durch eine aufrechte Körperhaltung und einen freundlichen Gesichtsausdruck. Anschauen und Anlächeln zeigen Interesse und wirken einladend. Verschränkte Arme oder eine abgewandte Körperhaltung hingegen wirken abweisend, sind also kontraproduktiv. Auch bei angeregten Plaudereien zwischen Standpersonal fühlt sich ein (potenzieller) Messestandbesucher als störend und fehl am Platz. Und zieht weiter.
Ein Hilfsmittel für ein strukturiertes und effizientes Verkaufsgespräch am Messestand kann ein im Vorfeld formulierter Gesprächsleitfaden sein. Dieser verhindert, dass man zu sehr vom Thema abkommt, und er dokumentiert alle relevanten Kundeninformationen: Name, Firma, Position, Kontaktdaten, Bedürfnisse und Budget – und vielleicht sogar einen konkreten Folgetermin. Somit erhält das Messegespräch auch mehr Gewicht und wird letztendlich verbindlicher. Das Gesprächsprotokoll sollte im Nachgang sehr zeitnah zur Messe wieder aufgenommen werden. So hat der Interessent oder Kunde das Unternehmen noch frisch in Erinnerung.
PAUSEN FÜR NEUEN PEP
Pausen sind Pflicht – das sollte auch im Dauertrubel einer Messe nicht untergehen. Die Fürsorgepflicht von Unternehmen gilt schließlich auch hier. Und selbst der motivierteste Standmitarbeiter braucht zwischendurch mal eine Pause, um neue Energie zu tanken. Eine kleine Mittagspause oder ein Gang an die frische Luft wirken da manchmal Wunder. Spätestens nach drei Stunden, empfehlen Experten, sollte jedem Standmitarbeiter eine angemessen lange Erholungsphase gegönnt werden.
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