Unternehmen, die einen Messeauftritt im Ausland planen, sollten dies heutzutage mit deutlich mehr Vorlauf tun. Denn die Gegebenheiten haben sich drastisch geändert: Die Corona-Pandemie, der russische Angriffskrieg in der Ukraine, der EU-Austritt Großbritanniens, Personalmangel, globale Lieferkettenengpässe sowie knappe Kapazitäten für den Luftfrachtversand sorgen für viele zusätzliche Herausforderungen für alle Beteiligten. Nomadic Systems stattet in diesem Jahr sehr viele Auslandsmessen für Kunden aus – deutlich mehr als vor der Corona-Pandemie –, und kennt die Fallstricke für Aussteller bei Auslandsmessebeteiligungen. In diesem Blog-Beitrag geben wir Tipps für die Planung von Auslandsmessen.
Genügten in der Vor-Krisen-Zeit sechs bis neun Monate Vorlauf für die Planung eines Auslandsmesseauftritts, sind heutzutage eher neun bis zwölf Monate notwendig, sagt Nomadic-Projektleiter Dirk Schwamberger. Gründe dafür sind die veränderten, eingangs erwähnten geopolitischen, wirtschaftlichen und logistischen Gegebenheiten.
Das beginnt schon bei der An- und Einreise: Die Flugkapazitäten für Personal und Fracht sind knapper geworden, die Bearbeitung etwaiger Visa-Anträge und Frachtpapiere kann aufgrund des allgemeinen Personalmangels deutlich länger dauern, Einreisebestimmungen und Covid-Testzertifikate müssen ebenfalls rechtzeitig – und immer wieder aufs Neue – geprüft werden.
Die Bundesregierung fördert insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen bei Messebeteiligungen im Ausland. Eine Übersicht darüber, für welche konkreten internationalen Messen Unternehmen Subventionen beantragen können, liefert das „Auslandsmesseprogramm“ (AMP) der Bunderepublik Deutschland- Dieses ist für das laufende Jahr und auch bereits für 2023 auf der Website des Messeverbands AUMA abrufbar.
Messeveranstalter bieten in der Regel Frühbuchertarife an. Aussteller, die solche „Early Bird“-Angebote nutzen, können oftmals etwa fünf Prozent vom Gesamtpreis sparen. Auch bei der Buchung von Hotelzimmern für den Messezeitraum lohnt es sich, Frühbucherfristen zu prüfen – und bei größerem Bedarf auch Gruppenkonditionen zu erfragen oder gegebenenfalls nachzuverhandeln.
Für den Transport von Messewaren, ob per Schiff oder Luftfracht, müssen knappere Kapazitäten bei Reedereien und Logistikunternehmen, eine längere Versanddauer und auch höhere Kosten unbedingt einkalkuliert werden! Denn Containerhäfen, Speditionen und Luftfrachtdienstleister sind stark überlastet, und Besserung ist nicht in Sicht. Aussteller sollten sich also sehr früh um den Versand von Messematerialien kümmern, nicht nur, um Kosten zu reduzieren, sondern um Messebau-Komponenten und Exponate überhaupt rechtzeitig vor Ort zu haben.
Die globale Wirtschaft wird von Lieferketten Engpässen ausgebremst. Mit den Auswirkungen der Havarie des Containerschiffes Ever Given im Suezkanal vom Frühjahr 2021 kämpft die Industrie im Sommer 2022 noch immer. Auf den Weltmeeren stauen sich immer noch Schiffe und Waren – auch solche, die für Messen benötigt werden.
Neben logistischen Dienstleistern sollten auch alle anderen beteiligten Gewerke frühzeitig beauftragt werden – um sicherzugehen, dass die entsprechenden Kapazitäten verfügbar und ausreichend zeitlicher Vorlauf gegeben sind, rät Nomadic Systems. Zu berücksichtigen seien dabei unter anderem „die Größe und Komplexität des geplanten Messeauftritts“, so Dirk Schwamberger.
EU-Bürger benötigen für die Teilnahme an einer Messe innerhalb Europas kein Visum – übrigens trotz Brexit auch nicht für Großbritannien, für Geschäftsreisen bis 180 Tage genügt der Reisepass. Anders sieht es zum Beispiel bei einem Messebesuch in Russland, der Türkei, in Asien oder in Afrika aus. Hier ist ein Visum nötig.
In der Hochphase der Corona-Pandemie galten für Länder weltweit beinahe wöchentlich wechselnde verschärfte Einreisebestimmungen – sowohl bei touristischen als auch bei Geschäftsreisen. Zum Sommer 2022 wurden diese nach und nach gelockert. Inwieweit sich dies vor dem Hintergrund der weiteren Pandemie-Entwicklung zum Herbst und Winter wieder ändern könnte, ist noch nicht abzusehen. Messeplaner sollten die aktuellen Einreisebestimmungen stets im Blick behalten. Diese finden sich auf der Website des Auswärtigen Amts.
Die Ein- und Ausfuhr von Messe- und Ausstellungsgut innerhalb der EU läuft „relativ unproblematisch“, so die Erfahrung von Nomadic-Projektleiter Dirk Schwamberger „Anders kann es in Nicht-EU-Ländern wie beispielsweise Großbritannien aussehen.“ Durch den Brexit ist eine neue Zollgrenze zur EU entstanden und zusätzliche Formalitäten sind vorgesehen. Wie zuvor auch für Messen in der Schweiz, ist ein „Carnet ATA“ der einfachste Weg, um die Messeware zu transportieren. Ein Passierschein für die lediglich vorübergehende Einfuhr und zeitnahe Wiederausfuhr von Waren, durch die kein Zoll zu zahlen ist. Das Papier dient als Zollanmeldung und zugleich als Bürgschein: Es wird von der Industrie- und Handelskammer (IHK) ausgestellt, die damit gegenüber den Zollbehörden des Einfuhrlands dafür bürgt, dass der Inhaber des Carnet ATA keine Zollschuld entstehen lässt.
Ebenfalls bei Auslandsmessebeteiligungen zu beachten sind Standmaße: Abmessungen, die in Deutschland oder anderen Ländern gang und gäbe sind und keinerlei Problem darstellen, können in anderen Ländern gegebenenfalls nicht zulässig sein. In den USA etwa darf ein Messestand auf vielen Veranstaltungen maximal acht Fuß hoch sein – das entspricht 2,36 Metern. Exakt dieses Maß hat das System von Nomadic - da es in den USA entwickelt worden ist. Unsere Kunden können also auch in diesem Punkt unbesorgt sein: Ihr Messestand wird in Übersee garantiert abgenommen.
In den USA dürfen Messestände übrigens auch keinen Dachaufbau haben, und in Großbritannien müssen sie stets einer Risiko-Bewertung unterzogen werden – und ihr auch standhalten. „Auch darüber sollten sich Unternehmen bei der Messeplanung Gedanken machen, sonst besteht die Gefahr, dass sie möglicherweise keine Standgenehmigung erhalten“, so Experte Schwamberger.
Weitere Tipps – auch für einen Messeauftritt im Inland – liefert unsere Checkliste für Ihre Messeplanung.
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